Planowane Działania Komunikacyjne

Opis sposobu wykorzystania w procesie realizacji LSR wniosków i opinii zebranych podczas działań komunikacyjnych

Lokalna Grupa Działania „Trzy Doliny” będzie podejmowała następujące działania z zakresu pozyskania  informacji o funkcjonowaniu LGD i realizacji LSR:

1. Prowadzenie konsultacji społecznych, warsztatów oraz doradztwa
2. Prowadzenie badań społecznych z zastosowaniem kwestionariuszy ankietowych, wywiadów IDI/FGI, w tym ankiet oceniających wybrane przedsięwzięcia funkcjonowania LGD i realizacji LSR (w tym podczas spotkań informacyjnych  o zasadach realizacji LSR)
3. Możliwość kontaktu z pracownikami LGD bezpośrednio, telefonicznie, Internetowo
4. Organizację i uczestnictwo w imprezach wraz z punktem informacji LGD
5. Prowadzenie ankiet internetowych
6. Prowadzenie monitoringu oraz ewaluacji zgodnie z opisanym w Rozdziale XII schematem.

 Pozyskiwane w ten sposób informacje będą poddawane analizie przez pracowników biura, Zarząd, Komisję Rewizyjną, a w określonych przypadkach (np. kiedy ocenie będą poddawane organy LGD i/lub pracownicy biura) ekspertów zewnętrznych, którzy będą przedstawiali wnioski wskazujące konieczność wprowadzenia zmian, aktualizacji. W przypadku wykrycia sytuacji problemowej lub niesatysfakcjonującej akceptacji społecznej któregoś z wymiarów działania LGD i/lub wdrażania LSR, Komisja Rewizyjna LGD po zapoznaniu się z przedstawioną analizą przygotowaną przez odpowiedni podmiot (pracowników lub ekspertów ewnętrznych) lub mieszkańców, jeśli będą miały miejsce skargi bezpośrednie, będzie podejmował kroki naprawcze zgodnie ze schematem zarządzania sytuacją kryzysową:

a) Rozpoznanie problemu

b) Rozpoznanie przyczyn problemu

c) Wprowadzenie niezbędnych zmian/aktualizacji w celu rozwiązania przyczyn problemu (jeśli będzie to konieczne, Komisja Rewizyjna będzie zwoływała zebranie innych organów, aby przeprowadzić procedury zmian zgodnie z założeniami regulaminów)

d) Publikowanie informacji na temat prowadzonego postępowania na między innymi na stronie internetowej LGD.

Podobny schemat postępowania będzie obowiązywał w przypadku stwierdzenia wyjątkowej skuteczności zastosowanych metod. Wtedy, do decyzji Komisji Rewizyjnej będzie należało, czy warto wprowadzić zmiany oparte nie na negatywnych doświadczeniach, a pozytywnych wnioskach z prowadzonych analiz.

Ważną zasadą, którą bezwzględnie będzie przestrzegało LGD, jest pełna transparentność i przejrzystość stosowanych zasad i procedur, dlatego również w sytuacji problemowej, zespół LGD (pracownicy, członkowie) będą zobligowani do pełnego informowania o przyjętych rozwiązaniach również w kontaktach bezpośrednich. W związku z tym, LGD „Trzy Doliny” będzie upubliczniało wyniki działań w ramach planu komunikacji w sprawozdaniach rocznych zamieszczanych na stronie Internetowej LGD. Dodatkowo, każdorazowo po przeprowadzonych działaniach komunikacyjnych wpisanych w Plan komunikacji będą publikowane ogłoszenia w zakładce aktualności na stronie LGD, które będą podsumowywały dane działanie.

Analiza efektywności działań komunikacyjnych i zastosowanych środków przekazu (w tym tryb korygowania planu komunikacji)

Analiza efektywności zastosowanych działań komunikacyjnych i środków przekazu będzie prowadzona poprzez:

1. Bieżącą analizę liczby uczestników/odbiorców poszczególnych działań. Zebranie poszczególnych danych z prowadzonych działań i stosowania środków przekazu będzie odbywało się na podstawie zbieranych przez pracowników LGD informacji (listy uczestników, ankiety satysfakcji, uczestnictwo w wydarzeniach) oraz za pomocą specjalnych pomiarów (liczba odwiedzających stronę, liczba odbiorców danego medium). Dzięki bieżącemu kontrolowaniu tego ilu było odbiorców/uczestników danego działania komunikacyjnego i stosowanego środka przekazu, możliwe będzie szybkie reagowanie przez pracowników LGD, Komisję Rewizyjną i Zarząd w celu poprawy jakości realizowanych działań, zmiany realizowanych działań lub rezygnacji  z realizowanych w danym zakresie działań. Zakłada się prowadzenie cyklicznych podsumowań miesięcznych oraz półrocznych, w których zbierane dane będą stanowiły podstawę do wydania przez Komisję Rewizyjną opinii na temat skuteczności i efektywności działań. Podejmowane działania będą ponadto prowadzone zgodnie z założeniami planu monitoringu opisanego w rozdziale XII.
2. Ewaluację  prowadzoną  w  trakcie  wdrażania  (ewaluacja  on-going) –dzięki przeprowadzonej ewaluacji możliwe będzie zebranie dodatkowych danych dotyczących działalności komunikacyjnej LGD.

W obu przypadkach, wyniki pokazujące skuteczność prowadzonych działań będą przedstawiane Komisji Rewizyjnej i konsultowane z Zarządem LGD. Komisja Rewizyjna będzie przygotowywała propozycje wprowadzenia zmian i podniesienia skuteczności zaplanowanych działania.